Roosters die kloppen, zonder eindeloos puzzelen.
Maak het rooster, laat je team zelf klokken en verlof aanvragen, en lever de uren aan bij de salarisadministratie. OurTimetable rekent contracturen, rusttijden en toeslagen mee terwijl je plant, zodat je een fout ziet voordat het rooster de deur uit gaat.
Je begint met 30 dagen waarin alles aanstaat en zonder plafond. Daarna kies je een pakket, of je gaat gratis verder tot onbeperkt medewerkers en 3 vestigingen.
Alles om de planning rond te krijgen
Van het eerste concept-rooster tot de laatste geklokte minuut en de export naar de salarisverwerking. Alles in een tool, zonder losse lijstjes.
Een roosterbord dat meerekent terwijl je plant
Sleep een dienst en je ziet direct wat het betekent: hoeveel mensen er per dagdeel en per rol staan, wie boven of onder de contracturen uitkomt en waar een rusttijd of het weekplafond in het gedrang komt. Zo los je een gat op voordat het rooster de deur uit gaat, in plaats van erna.
- Bezetting per dagdeel en per rol, live tijdens het plannen
- Waarschuwing bij te weinig rust tussen diensten en bij een te volle week
- Verlof, ziekte en beschikbaarheid worden meegewogen
- Openstaande diensten kun je uitzetten naar wie ervoor bekwaam is
Klokken via app of kiosk
Medewerkers klokken in en uit op hun telefoon of op een vast kioskscherm op locatie. Je ziet direct wie er binnen is en welke registratie nog openstaat.
Verlof en beschikbaarheid
Aanvragen lopen langs een vaste route met een duidelijke status. Goedgekeurd verlof staat meteen in het rooster, zodat je er niet overheen plant.
Loonexport per looncode
Aan het eind van de periode staat de export klaar per medewerker en per looncode: regulier, meeruren en een regel per toeslagvenster. Als CSV of als AFAS-importbestand.
Cao en toeslagen
De cao-versie die op die dag gold bepaalt de berekening. Valt een dienst buiten elke cao-versie, dan meldt de export dat bovenaan in plaats van stilletjes een bedrag te verzinnen.
Medewerker-app
Rooster, gewerkte uren en verlofsaldo op zak, te installeren op de telefoon. Wat een medewerker mag zien bepaal je per rol.
Diensten ruilen
Een ruilverzoek gaat langs de collega en langs de planner. Pas als iedereen akkoord is, verandert het rooster. Geen losse afspraken in een groepsapp.
Ziekmelden en verzuim
Een ziekmelding haalt de diensten uit het rooster en zet het gat meteen als open dienst klaar, zodat je weet wat er nog ingevuld moet worden.
Cockpit met signalering
Elk half uur kijkt de tool vier weken vooruit en meldt alleen wat nieuw is: een tekort, een overschrijding of een aanvraag die blijft liggen. Verdwenen problemen blijven stil.
Meerdere vestigingen
Plan meerdere locaties naast elkaar, met rechten en zichtbaarheid per vestiging. Rapportage kan per locatie en over de hele organisatie.
Van spreadsheet en groepsapp naar een rooster dat meedenkt
Excel, mail en de groepsapp
De oude manier
- Het rooster staat in een spreadsheet die niemand op zijn telefoon fatsoenlijk leest
- Verlofaanvragen komen binnen via de mail, de app en een briefje op de balie
- Contracturen, rusttijden en toeslagen tel je met de hand na
- Ruilverzoeken belanden in een groepsapp en worden vergeten
- De urenlijst voor de salarisadministratie tik je elke maand opnieuw over
Met OurTimetable
De rustige manier
- Iedereen kijkt naar hetzelfde rooster, ook op de telefoon
- Verlof, ruilen en beschikbaarheid lopen langs een vaste route met status
- Contracturen, rusttijden en het weekplafond worden meegerekend tijdens het plannen
- Een ruil is pas rond als beide collega’s en de planner akkoord zijn
- De uren van de periode staan klaar als export voor de salarisverwerking
In drie stappen aan de slag
Je hoeft niets te installeren en er komt geen verkoper langs. Aanmelden, inrichten en plannen kan dezelfde dag nog.
- 1
Organisatie aanmaken
Meld je aan met je werk-e-mailadres en bevestig de link in de mail. Je krijgt een eigen, afgeschermde omgeving met een eigen database.
- 2
Team en diensten inrichten
Voeg je medewerkers, contracturen en vestigingen toe en leg je dienstsoorten vast. Nodig het team uit voor de app.
- 3
Plannen, klokken, uitbetalen
Maak het rooster, laat medewerkers klokken en verlof aanvragen, en haal aan het eind van de periode de loonexport op.
De tool vertelt je wat er vandaag misgaat
Elk half uur kijkt OurTimetable vier weken vooruit: onderbezetting, overschreden contracturen, aanvragen die blijven liggen en diensten waarvoor niemand bekwaam is. Alleen wat nieuw is wordt gemeld, gebundeld in een bericht. Opgeloste problemen verdwijnen stil, zodat je meldingen blijft lezen.
- Een melding per week, niet een melding per wijziging
- Altijd met de vraag erbij: wat moet ik nu doen
- Doorklikken naar precies die dag in het rooster
Onze tools werken samen, dus jij werkt niet dubbel
OurDigitalContract is onze contract- en personeelstool. Leg je daar een nieuwe medewerker vast, dan staat hij hier in het rooster. Gaat iemand uit dienst, dan is hij hier ook uit dienst en vervalt zijn toegang. Geen dubbel werk, en voor de verbinding tussen de twee betaal je niets extra.
- Contracturen, functie, vestiging en vaste werkdagen komen mee
- Ook het personeelsnummer en het IBAN, hier versleuteld opgeslagen
- Een burgerservicenummer of een salaris komt er nooit in
- Twee losse abonnementen, geen aparte prijs voor de koppeling
Van contract naar rooster
Wat er meekomt zodra HR iemand in OurDigitalContract vastlegt of wijzigt:
- Naam, e-mailadres en telefoonnummer
- Functie, standplaats en contracturen
- Start- en einddatum, in of uit dienst
- Vaste werkdagen als voorstel voor het basisrooster
Het verkeer gaat een kant op: van de contracttool naar de planning. Je bepaalt zelf per categorie wat je binnenlaat.
Een rooster is personeelsdata, en zo behandelen we het
In een planningstool staan namen, contracturen, ziekmeldingen en salarisgegevens. Wij hebben de omgeving opgezet met de AVG als uitgangspunt en met beveiliging als eerste vraag, niet als sluitstuk.
Database per organisatie
Elke klant heeft een eigen, gescheiden database. Geen gedeelde bak waarin een fout in een filter gegevens van een andere organisatie kan tonen.
Versleuteld opgeslagen
Gevoelige persoonsgegevens worden versleuteld bewaard, met een eigen sleutel per organisatie. Verwijderen betekent ook echt onleesbaar maken.
Rechten tot op het veld
Wat iemand ziet hangt af van zijn rol en zijn vestiging. Salarisgegevens zijn apart afgeschermd, ook voor beheerders die er niet bij horen.
Bewaartermijnen en export
Gegevens van medewerkers uit dienst volgen een bewaartermijn en kunnen geanonimiseerd worden. Een medewerker kan zijn eigen gegevens opvragen.
Je betaalt voor wat de tool doet, niet voor hoeveel mensen je hebt
Het aantal medewerkers is in elk pakket onbeperkt, ook in het gratis pakket. Je betaalt alleen voor het werk dat je uit handen geeft. Je begint met 30 dagen waarin alles aanstaat, zonder creditcard; betaalde pakketten zijn maandelijks opzegbaar en exclusief btw. Wat er precies in welk pakket zit, staat hieronder en op de prijzenpagina.
Gratis
Je rooster staat, en iedereen weet waar hij aan toe is.
Roosteren, klokken en verlof voor je hele team, met onbeperkt veel medewerkers. Zonder creditcard en zonder einddatum.
- Onbeperkt medewerkers en 3 vestigingen
- Rooster maken, diensten plaatsen, weken kopiëren en publiceren
- Klokken via de app of een kioskscherm
- Verlof aanvragen en goedkeuren, met de saldi erbij
- Beschikbaarheid ophalen, ruilen en open diensten
- Meldingen op de telefoon en het rooster in de eigen agenda
- Gratis koppeling met OurDigitalContract, in elk pakket
- Eigen, afgeschermde database voor je organisatie
Geen creditcard nodig
Administratie
Je administratie klopt, van rooster tot loonstrook.
Voor de werkgever die elke maand tijd verliest aan termijnen bewaken en uren overtypen. Dit is de trede die de loonrun rustig maakt.
- Alles uit Gratis, plus het werk dat de werkgever tijd kost
- Ziekmelden, vervanging regelen en de poortwachter-termijnen bewaken
- Bewaking op rusttijden, weekplafond, cao-regels en je eigen bezettingsnorm
- Loonexport per looncode, als CSV of AFAS-bestand
- De maandelijkse loonexport automatisch per e-mail
- Ondersteuning per e-mail
Exclusief btw
Slim
De tool denkt en werkt met je mee.
Voor organisaties die het denkwerk willen uitbesteden: de assistent vult de week, de cijfers laten zien waar het knelt, en de autopiloot draait het rooster uiteindelijk zelf.
- Alles uit Administratie, en ruimte voor 25 vestigingen
- Bekwaamheden en certificaten bewaakt voordat je iemand inroostert
- Roosterassistent die een week vult, plus basisroosters en weeksjablonen
- Cockpit met signalering, cijfers en een vooruitblik op de kosten
- Autopiloot: vult, publiceert en heelt het rooster binnen jouw grenzen
- Ondersteuning per e-mail met voorrang
Exclusief btw
Verbonden
Geen plafond, en een lijntje naar je eigen systeem.
Voor organisaties die over het vestigingsplafond heen groeien en de beschikbaarheidsuitvraag automatisch in hun eigen systeem willen krijgen, met een vast aanspreekpunt erbij.
- Alles uit Slim, en het plafond op je vestigingen valt weg
- Een ondertekende, automatische doorzending naar je eigen software (webhook), met een wachtrij die een mislukte aflevering bewaart en opnieuw stuurt
- Vandaag draagt die doorzending één gebeurtenis: de beschikbaarheidsvraag
- Begeleiding bij de inrichting en bij het overzetten van je huidige rooster
- Vaste contactpersoon voor je organisatie
- Hulp bij de AVG-inrichting en de verwerkersovereenkomst
Exclusief btw
Alle pakketten vergeleken
| Wat je krijgt | Gratis | Administratie | Slim | Verbonden |
|---|---|---|---|---|
| Medewerkers | onbeperkt | onbeperkt | onbeperkt | onbeperkt |
| Vestigingen | 3 | 3 | 25 | onbeperkt |
| Rooster maken, diensten plaatsen en publiceren | Inbegrepen | Inbegrepen | Inbegrepen | Inbegrepen |
| Je team ziet zijn rooster in de app | Inbegrepen | Inbegrepen | Inbegrepen | Inbegrepen |
| Eigen gegevens inzien en als bestand meenemen | Inbegrepen | Inbegrepen | Inbegrepen | Inbegrepen |
| Eigen, afgeschermde database | Inbegrepen | Inbegrepen | Inbegrepen | Inbegrepen |
| Koppeling met OurDigitalContract | Inbegrepen | Inbegrepen | Inbegrepen | Inbegrepen |
| Klokken en urenregistratie (app en kioskscherm) | Inbegrepen | Inbegrepen | Inbegrepen | Inbegrepen |
| Verlof aanvragen, goedkeuren en saldi | Inbegrepen | Inbegrepen | Inbegrepen | Inbegrepen |
| Beschikbaarheid ophalen en zelfroosteren | Inbegrepen | Inbegrepen | Inbegrepen | Inbegrepen |
| Diensten ruilen en het open-diensten-bord | Inbegrepen | Inbegrepen | Inbegrepen | Inbegrepen |
| Meldingen op de telefoon en agenda-feed | Inbegrepen | Inbegrepen | Inbegrepen | Inbegrepen |
| Ziekmelden, vervanging en poortwachter | Niet inbegrepen | Inbegrepen | Inbegrepen | Inbegrepen |
| Cao-, arbeidstijden- en bezettingsbewaking | Niet inbegrepen | Inbegrepen | Inbegrepen | Inbegrepen |
| Loonexport per looncode (CSV en AFAS) | Niet inbegrepen | Inbegrepen | Inbegrepen | Inbegrepen |
| Bekwaamheden en certificaten bewaken | Niet inbegrepen | Niet inbegrepen | Inbegrepen | Inbegrepen |
| Roosterassistent, basisroosters en weeksjablonen | Niet inbegrepen | Niet inbegrepen | Inbegrepen | Inbegrepen |
| Cockpit, cijfers en vooruitblik | Niet inbegrepen | Niet inbegrepen | Inbegrepen | Inbegrepen |
| Autopiloot: het rooster rijdt zichzelf | Niet inbegrepen | Niet inbegrepen | Inbegrepen | Inbegrepen |
| Beschikbaarheidsvraag automatisch door naar je eigen software (webhook) | Niet inbegrepen | Niet inbegrepen | Niet inbegrepen | Inbegrepen |
| Ondersteuning | standaard | per e-mail | met voorrang | vaste contactpersoon |
| Begeleiding bij de inrichting | Niet inbegrepen | Niet inbegrepen | Niet inbegrepen | Inbegrepen |
Groei je over de vestigingsgrens heen, dan blijft alles wat er al staat gewoon werken. Alleen een nieuwe vestiging toevoegen lukt dan niet, met een uitleg en de knop naar een groter pakket erbij. Op medewerkers zit nergens een grens.
Nederlandse planningstool, gebouwd voor roosters die echt kloppen
Gemaakt voor organisaties die met onregelmatige diensten werken: zorg, kliniek, horeca en retail. Betaalbaar, in het Nederlands, zonder dure licenties per gebruiker.
Gegevens in Nederland
Roosters, gewerkte uren en verlof staan op servers in Nederland, versleuteld en met dagelijkse back-ups.
Uitlegbaar, niet magisch
Elke berekening is deterministisch: dezelfde invoer geeft altijd hetzelfde antwoord, en je kunt teruglezen waarom. Geen zwarte doos.
Eerst gebruiken, dan pas kiezen
Je begint met 30 dagen waarin alles aanstaat en zonder plafond, zodat je de tool met je echte rooster beoordeelt. Daarna kies je een pakket, of je gaat gratis verder met onbeperkt medewerkers en 3 vestigingen.
Veelgestelde vragen
Kan ik OurTimetable gratis gebruiken?
Ja. Een nieuwe omgeving start met 30 dagen waarin alles aanstaat en zonder plafond, zonder creditcard. Daarna kies je een pakket, of je gaat gratis verder: roosteren, klokken en verlof blijven gratis met onbeperkt medewerkers en 3 vestigingen, en er wordt niets weggegooid van wat je hebt vastgelegd. De actuele grenzen staan op de prijzenpagina.
Welke functies zitten er in welk pakket?
Het verschil zit niet in je omvang: het aantal medewerkers is in elk pakket onbeperkt, ook gratis. Het verschil zit in wat de tool voor je doet. Gratis krijg je alles wat je team zelf doet: roosteren en publiceren, klokken, verlof aanvragen en goedkeuren, beschikbaarheid, ruilen en meldingen. Administratie voegt het werkgeverswerk toe dat elke maand terugkomt: de poortwachter-termijnen, de cao- en arbeidstijdenbewaking en de loonexport. Slim laat de tool meedenken met bekwaamheden, de roosterassistent, de cijfers en de autopiloot. Verbonden stuurt je roostergebeurtenissen door naar een systeem van jezelf en haalt de laatste plafonds eraf. De koppeling met OurDigitalContract zit overigens in elk pakket en kost niets. In de eerste 30 dagen staat alles aan, zodat je zelf merkt wat je nodig hebt. De volledige vergelijking staat op de prijzenpagina.
Wat gebeurt er als ik over de limiet van mijn pakket heen groei?
Op medewerkers zit geen limiet, in geen enkel pakket, dus daar groei je nooit overheen. Alleen het aantal vestigingen kent een grens. Kom je daaraan, dan wordt er nooit iemand verwijderd, geblokkeerd of uitgeroosterd: alleen het toevoegen van een nieuwe vestiging wordt geweigerd, met een uitleg erbij en de knop naar een groter pakket.
Houdt de tool rekening met rusttijden en contracturen?
Ja. Tijdens het plannen worden de rusttijd tussen diensten, het weekplafond, dubbele diensten en de contracturen per medewerker gecontroleerd. Je krijgt de waarschuwing op het moment dat je plant, niet achteraf van de salarisadministratie.
Hoe komen de gewerkte uren bij de salarisadministratie?
Aan het eind van de periode maak je een loonexport per medewerker en per looncode: regulier, meeruren en een aparte regel per toeslagvenster. Je kunt kiezen tussen een CSV voor Excel en een AFAS-importbestand. Is er geklokt, dan is de klok de bron voor de uitbetaling, niet het geplande rooster.
Werkt OurTimetable samen met jullie contracttool?
Ja. OurDigitalContract is onze contract- en personeelstool, en er zit een koppeling tussen de twee. Leg je daar een medewerker vast of wijzig je zijn contract, dan komt dat hier binnen: naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie, standplaats, contracturen, start- en einddatum en de vaste werkdagen. Gaat iemand uit dienst, dan vervalt hier meteen zijn toegang. Een burgerservicenummer of een salaris komt er nooit in: die worden hard geweigerd. Het zijn twee losse abonnementen, maar voor de koppeling zelf betaal je niets extra. Op de pagina over koppelingen staat precies wat er wel en niet wordt uitgewisseld.
Kunnen medewerkers zelf bij hun rooster?
Ja. Via de medewerker-app zien ze hun eigen rooster, klokken ze in en uit, vragen ze verlof aan en stellen ze een ruil voor. Wat ze verder mogen zien bepaal je per rol.
Waar staan mijn gegevens en hoe zit het met de AVG?
Op servers in Nederland. Elke organisatie krijgt een eigen, gescheiden database en gevoelige persoonsgegevens worden versleuteld opgeslagen met een eigen sleutel per organisatie. Jouw organisatie is verwerkingsverantwoordelijke, wij zijn verwerker. De verwerkersovereenkomst hoort bij het abonnement.
Kan ik maandelijks opzeggen?
Ja. De betaalde pakketten lopen per maand en zijn maandelijks opzegbaar. Zeg je op, dan valt je omgeving terug naar het gratis pakket, met een overgangsperiode zodat er nooit van de ene op de andere dag iets op slot gaat.
Kan ik met meerdere vestigingen werken?
Ja. Je plant vestigingen naast elkaar, met rechten en zichtbaarheid per vestiging, en je kunt de inrichting van de ene locatie kopiëren naar de andere. Hoeveel vestigingen je mag aanmaken hangt af van je pakket; die grenzen staan op de prijzenpagina.
Moet ik iets installeren?
Nee. OurTimetable werkt in de browser. De medewerker-app is dezelfde omgeving en kan als app op de telefoon gezet worden, zonder appwinkel.
Begin vandaag, met alles aan
Maak een omgeving aan voor je organisatie en zet vanmiddag je eerste rooster klaar. De eerste 30 dagen staat elke functie aan, zonder creditcard.
Vragen? Neem gerust contact op
Wil je weten of OurTimetable past bij de manier waarop jouw organisatie roostert, of heb je een vraag over de overstap vanuit je huidige systeem? Mail ons, dan denken we mee.
- Liever direct mailen? Dat kan naar info@ourtimetable.com.
- Heb je een klacht of een melding over beveiliging? Mail naar hetzelfde adres met "klacht" of "beveiliging" in het onderwerp, dan pakken we het met voorrang op.
- Zoek je uitleg over de tool zelf? Kijk in de kennisbank.